Assistants sociaux (réservé aux organisations)

Qu'est-ce qu'un assistant social ?

Lorsque votre organisation prend en charge de nombreux bénéficiaires, chaque notification (nouvelle réservation, proposition de suivi, modification du périmètre, validation d'un dossier) est généralement transmise à tous les administrateurs. Cela génère très vite beaucoup de bruit.

La désignation d'un chargé de dossier indique à LeyApp de « transmettre toutes les informations relatives à ce parrainage à cette personne ». Les autres administrateurs conservent un accès, mais seul le chargé de dossier reçoit la notification principale.

Pourquoi est-ce important ?

Sans chargés de dossier, les grandes organisations se retrouvent avec des administrateurs qui ignorent les notifications parce qu'elles sont trop nombreuses, ce qui entraîne des validations manquées et des propositions périmées.

Avantages

• Chaque bénéficiaire dispose d'un interlocuteur clairement désigné au sein de votre organisation.
• Les notifications sont d'abord envoyées à cette personne ; la diffusion en chaîne n'a lieu que si celle-ci ne réagit pas dans le délai imparti.
• Les rapports peuvent être ventilés par intervenant, ce qui vous permet de visualiser la répartition de la charge de travail au sein de votre équipe.

Attribution automatique

Lorsqu'un membre de l'organisation envoie l'invitation de parrainage initiale, il est automatiquement désigné comme responsable du dossier. Dans la plupart des cas, il n'est donc pas nécessaire d'attribuer manuellement cette tâche à quelqu'un : cela se fait automatiquement. Une réattribution n'est nécessaire que lorsque le responsable initial quitte ses fonctions, est surchargé de travail ou que le dossier est transféré à quelqu'un d'autre.

Comment (ré)attribuer un chargé de dossier

Seuls les **propriétaires et administrateurs** de l'organisation parrainante peuvent changer de chargé de dossier. Depuis **Tableau de bord → Parrainages** :

Étape par étape

1. Ouvrez la ligne « Parrainage » et cliquez sur **Réaffecter un chargé de dossier**.
2. Choisissez le membre de l'organisation qui devrait prendre la relève. La liste n'affiche que les membres actifs de votre organisation.
3. Indiquez une brève **justification** (au moins 5 caractères) — utilisée pour le journal d'audit. Valider.

Réaffectation ou première affectation

**Première attribution** (pas encore de chargé de dossier) s'effectue via l'action « attribuer » et ne nécessite pas de justification. **Réattribution** (changement de chargé de dossier) nécessite une justification écrite, car elle détermine qui sera appelé à 3 heures du matin.

Ces deux actions enregistrent les informations dans le fichier `sponsorship_audit_log` et en informent à la fois le nouveau chargé de dossier et (en cas de réaffectation) l'ancien chargé de dossier.

Ce que reçoit l'assistant social

Une fois le dossier attribué, le chargé de dossier est le principal destinataire des notifications suivantes concernant ce parrainage : notifications de nouvelle inscription, propositions de suivi, propositions de dossier complet, demandes de modification de la portée, demandes de complément et notifications de remboursement.

Les autres administrateurs de l'organisation continuent de voir toutes les informations sur le tableau de bord et peuvent intervenir, mais ils ne sont avertis que si le chargé de dossier est inactif ou si la proposition est sur le point d'expirer.

Autorisations et restrictions

Le fait d'être chargé de dossier ne confère pas de droits supplémentaires : il s'agit d'un indicateur de routage des notifications, et non d'un rôle. Le chargé de dossier doit toujours disposer du rôle approprié au sein de l'organisation (membre, administrateur, propriétaire) pour approuver des propositions ou modifier le périmètre. Si un chargé de dossier ayant le statut de membre doit approuver un dossier, un propriétaire ou un administrateur doit tout de même intervenir.