Guide à l'intention des ONG : organiser des consultations juridiques à grande échelle

Si votre organisation vient en aide aux réfugiés, aux demandeurs d'asile ou aux migrants en Espagne, vous savez à quel point l'accès à une assistance juridique est essentiel — et combien il est difficile à mettre en place. La fonctionnalité de consultation parrainée de LeyApp permet à votre équipe de mettre en relation les bénéficiaires avec des avocats spécialisés en droit de l'immigration dont les qualifications ont été vérifiées, tout en respectant la vie privée et l'autonomie de chacun.

Ce guide vous explique comment mettre en place et gérer les consultations sponsorisées pour votre organisation.

Configuration de votre organisation

1. Créez un compte LeyApp et configurez le profil de votre organisation.
2. Ajoutez les membres de l'équipe qui géreront les parrainages. Attribuez-leur des rôles :
   • Propriétaire/Administrateur — peut créer des parrainages, gérer les réservations, consulter toutes les mises à jour et configurer les paramètres de l'organisation.
   • Membre — peut créer des réservations et consulter les mises à jour de statut, mais pas les notes détaillées sur l'avancement.
   • Observateur — peut uniquement consulter les résumés des parrainages (utile pour les rôles liés à la comptabilité ou à la supervision).

Invitation des bénéficiaires

Pour chaque personne que votre organisation souhaite aider :

1. Rendez-vous sur votre page Réservations et cliquez sur Parrainages.
2. Cliquez sur Inviter un bénéficiaire et saisissez son nom et son adresse e-mail.
3. Définissez l'objet (par exemple, « Consultation juridique en matière d'asile ») et, si vous le souhaitez, une référence interne (votre numéro de dossier).
4. Définissez les limites : nombre maximal de consultations (par défaut : 10) et montant maximal par consultation.
5. Le bénéficiaire reçoit une invitation par e-mail dans la langue de son choix.

Le bénéficiaire doit accepter les conditions et définir ses préférences en matière de confidentialité avant que toute réservation puisse être effectuée. Vous ne pouvez pas passer outre ses choix.

Trois modes de réservation

Selon les préférences du bénéficiaire :

• Vous choisissez l'avocat — votre équipe sélectionne un avocat et la prise de rendez-vous est immédiatement créée. Idéal pour gagner en efficacité lorsque vous entretenez déjà des relations avec certains avocats.
• Vous proposez, ils approuvent — votre équipe suggère un avocat, et le bénéficiaire examine la proposition avant toute réservation. Recommandé comme option par défaut — cela permet de concilier efficacité et autonomie du bénéficiaire.
• Ils choisissent — vous fournissez un bon d'achat d'un montant donné, et le bénéficiaire parcourt LeyApp pour trouver son propre avocat. Idéal pour les bénéficiaires qui souhaitent avoir le contrôle total.

Gestion des budgets

Chaque parrainage est soumis à des limites distinctes :

• Limite de réservation — le nombre maximal de consultations (par exemple, 3 par bénéficiaire).
• Limite budgétaire — le montant maximal des honoraires par consultation (par exemple, jusqu'à 200 EUR). Si les honoraires d'un avocat dépassent ce montant, la réservation est bloquée.

Ces limites sont appliquées automatiquement. Aucun membre de l'équipe ne peut les dépasser.

Options de notification

Les organisations ont le choix entre :

• En temps réel (par défaut) — les membres de l'équipe reçoivent des notifications dès que les événements se produisent.
• Résumé quotidien — les notifications sont regroupées dans un seul résumé quotidien, classées par bénéficiaire. Les événements urgents (annulations, échecs de paiement) sont toujours signalés immédiatement.

Configurez cette option dans les paramètres de votre organisation.

Ce que vous verrez

Votre visibilité dépend des paramètres de confidentialité de chaque destinataire :

Chaque bénéficiaire définit ses préférences de manière indépendante. L'un peut tout partager ; un autre peut ne rien partager, à l'exception de la confirmation de paiement.

Bonnes pratiques

1. Expliquez clairement l'invitation. Expliquez en personne aux bénéficiaires ce que signifie le parrainage avant qu'ils ne reçoivent l'e-mail. Cela permet d'instaurer un climat de confiance et de réduire l'anxiété.
2. Utilisez le mode « proposer et approuver » par défaut. Cela permet aux bénéficiaires de s'exprimer tout en garantissant l'efficacité du processus.
3. Fixez des limites budgétaires réalistes. Les consultations en matière d'immigration à Barcelone et à Madrid coûtent généralement entre 80 et 200 EUR.
4. Vérifiez régulièrement les parrainages. Consultez votre tableau de bord pour repérer les invitations expirées ou les parrainages terminés qui peuvent être clôturés.
5. Respectez les choix du bénéficiaire. Si quelqu'un refuse ou se rétracte, ne lui mettez pas la pression. Le délai de réflexion de 90 jours existe pour une bonne raison.

Pour commencer

N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@leyapp.es si vous avez besoin d'aide pour mettre en place des consultations sponsorisées pour votre organisation. Nous proposons un accompagnement à la mise en route pour les ONG et pouvons vous aider à configurer les paramètres les mieux adaptés au flux de travail de votre équipe.